Krótka odpowiedź
Do faktoringu przygotuj dokumenty firmy (dane rejestrowe, sprawozdania lub księgę przychodów, często zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego), listę odbiorców z obrotami i terminami, przykładowe faktury, umowy z odbiorcami oraz historię ich płatności. Dokładny zakres zależy od faktora i wysokości limitu.
Dlaczego faktor pyta o tak dużo
Faktor wypłaca pieniądze za faktury, które ktoś inny zapłaci dopiero za kilka tygodni. Musi więc wiedzieć, czy Twoja firma rzetelnie wykonuje dostawy, czy faktury są prawdziwe i czy odbiorcy płacą. Dokumenty odpowiadają na trzy pytania: kim jesteś, komu sprzedajesz i czy należności faktycznie istnieją.
Przy małych limitach i faktoringu online lista bywa krótka, a część danych faktor pobiera sam z rejestrów. Przy większych kwotach i faktoringu bez regresu ocena jest dokładniejsza. Kompletne dokumenty od początku skracają czas, o czym piszemy w artykule ile trwa uruchomienie faktoringu.
Dokumenty firmy
- Dane rejestrowe – NIP, REGON, numer KRS albo wpis w CEIDG. Faktor zwykle sprawdza je sam w rejestrach publicznych; spółka może być proszona o umowę spółki lub wykaz osób uprawnionych do reprezentacji.
- Dokumenty tożsamości – osób podpisujących umowę i beneficjentów rzeczywistych, w zakresie wymaganym przez przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, jeśli faktor im podlega.
- Dane finansowe – sprawozdanie finansowe za ostatni rok i bieżące wyniki (np. bilans i rachunek zysków i strat za ostatnie miesiące), a przy uproszczonej księgowości – podsumowanie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów oraz deklaracje podatkowe.
- Zaświadczenia o niezaleganiu – z ZUS i urzędu skarbowego albo zgoda na ich sprawdzenie. Faktor może też poprosić o informację o kredytach, leasingach i innych zobowiązaniach.
- Rachunek bankowy – potwierdzenie rachunku, na który mają trafiać wypłaty, czasem wyciągi pokazujące wpływy od odbiorców.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, faktor ocenia też Ciebie jako osobę – w tym w bazach kredytowych, o czym piszemy w artykule faktoring a BIK i KRD.
Szukasz faktoringu dla firmy?
Opisz faktury i odbiorców – zapytanie trafi do firm faktoringowych, które finansują takie należności.
Dokumenty o odbiorcach i fakturach
To najważniejsza część, bo od odbiorców zależy limit faktoringowy i koszt.
- Lista odbiorców – nazwa i NIP, średni miesięczny obrót, terminy płatności, czas współpracy, ewentualne opóźnienia.
- Przykładowe faktury – po kilka faktur dla odbiorców, których faktury chcesz finansować.
- Umowy z odbiorcami – albo ogólne warunki, na których sprzedajesz. Faktor sprawdza w nich terminy, warunki odbioru i to, czy nie ma zakazu cesji.
- Dowody wykonania – dokumenty potwierdzające dostawę lub usługę: WZ, list przewozowy CMR, protokół odbioru, zamówienie, potwierdzenie akceptacji.
- Historia płatności – zestawienie rozrachunków z odbiorcami (np. z programu księgowego) albo wyciągi z wpłatami za ostatnie miesiące.
- Zestawienie należności – faktury niezapłacone na dziś, z podziałem na przeterminowane i bieżące.
Dokumenty przy podpisaniu umowy
Po pozytywnej decyzji dochodzą dokumenty związane z umową: sama umowa faktoringowa z cennikiem, zawiadomienia odbiorców o cesji, zabezpieczenia (np. weksel in blanco z deklaracją wekslową, pełnomocnictwo do rachunku) oraz – w spółce – uchwały lub zgody wymagane przez umowę spółki. Wszystko to opisuje artykuł faktoring krok po kroku.
W trakcie współpracy przekazujesz faktorowi faktury z dowodami wykonania, a okresowo – aktualne dane finansowe. Umowy zwykle wymagają też informowania o sporach i reklamacjach odbiorców.
Czytaj dalej
Zobacz też
Ocena odbiorców
Jak faktor ocenia Twoich odbiorców: kondycja finansowa, historia płatności, wywiadownie i bazy dłużników…
Faktoring a BIK i KRD
Czy firma faktoringowa sprawdza BIK, KRD i inne biura informacji gospodarczej, co oznacza wpis w bazie dla…
Czas uruchomienia
Ile trwa uruchomienie faktoringu: etapy od zapytania do wypłaty i co wpływa na czas – dokumenty, liczba…
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy faktor wymaga sprawozdań finansowych od małej firmy?
Firmy na uproszczonej księgowości nie sporządzają sprawozdań, więc faktor prosi zamiast nich o dane z księgi przychodów i rozchodów albo ewidencji oraz deklaracje podatkowe. Przy niewielkich limitach często wystarcza mniej dokumentów.
Czy dokumenty można przesłać elektronicznie?
Zwykle tak – przez platformę faktora albo e-mailem. Oryginały mogą być potrzebne przy zabezpieczeniach, np. wekslu, chyba że faktor przyjmuje dokumenty z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Czy brak umowy pisemnej z odbiorcą wyklucza faktoring?
Nie zawsze. Wiele firm sprzedaje na podstawie zamówień i faktur. Faktor oceni wtedy historię współpracy i dowody dostaw, a czasem poprosi odbiorcę o potwierdzenie faktur.