Krótka odpowiedź
KSeF nie zmienia zasad faktoringu: nadal przenosisz na faktora wierzytelność z faktury, a faktura zostaje Twoją fakturą sprzedaży. Struktura e-faktury FA(3) pozwala jednak wpisać dane faktora (Podmiot3 w roli „Faktor”) i jego rachunek bankowy – wtedy faktor sam otrzymuje fakturę w KSeF. Gdy przekazujesz mu fakturę poza systemem, musi ona mieć kod QR, który pozwala ją zweryfikować.
KSeF w 2026 roku w skrócie
| Od kiedy | Kogo dotyczy | Obowiązek |
|---|---|---|
| 1.02.2026 | wszyscy podatnicy VAT | odbieranie faktur ustrukturyzowanych przez KSeF |
| 1.02.2026 | podatnicy ze sprzedażą (z VAT) powyżej 200 mln zł w 2024 r. | wystawianie faktur w KSeF |
| 1.04.2026 | pozostali podatnicy | wystawianie faktur w KSeF |
| do 31.12.2026 | podatnicy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu | mogą wystawiać faktury poza KSeF (art. 145m ustawy o VAT); prawo to tracą od faktury, którą przekroczą limit |
| do 31.12.2026 | podatnicy wystawiający faktury przy użyciu kas rejestrujących | mogą wystawiać takie faktury poza KSeF (art. 145n ustawy o VAT) |
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF, a otrzymana – w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ustawy o VAT). Te daty liczą się dla VAT. Termin zapłaty i to, czy faktor sfinansuje fakturę, nadal wynikają z umów z odbiorcą i z faktorem.
Dane faktora na e-fakturze
Struktura FA(3) ma element Podmiot3 na dane podmiotów trzecich. Ministerstwo Finansów w podręczniku KSeF 2.0 opisuje wprost fakturę obejmującą dane faktora: wpisujesz jego NIP, nazwę, adres i dane kontaktowe, a w polu roli – wartość „1” (Faktor). W części o płatności jest osobne pole RachunekBankowyFaktora na numer rachunku faktora.
To ma dwa praktyczne skutki:
- faktor otrzymuje fakturę w KSeF, bo według podręcznika MF podmiot trzeci wskazany na fakturze z NIP po uwierzytelnieniu ma do niej dostęp,
- odbiorca widzi na fakturze, komu ma zapłacić, a rachunek faktora w strukturze faktury ułatwia zapłatę przy faktoringu jawnym.
Wpisanie faktora na fakturę jest fakultatywne. Czy i jak to robić, ustal z faktorem – niektórzy faktorzy mogą tego wymagać, inni wolą otrzymywać faktury inną drogą. Zawiadomienia o cesji to nie zastępuje: jego treść i skutki opisujemy w tekście o zawiadomieniu odbiorcy o cesji.
Szukasz faktoringu dla firmy?
Opisz faktury i odbiorców – zapytanie trafi do firm faktoringowych, które finansują takie należności.
Przekazanie faktury faktorowi poza KSeF
Jeśli faktor nie jest wskazany na fakturze, przekazujesz mu ją sam: plik XML, wizualizację (np. PDF) albo dane z platformy faktora. Faktura ustrukturyzowana używana poza KSeF musi mieć kod umożliwiający dostęp do niej w systemie i weryfikację jej danych (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT). W praktyce jest to kod QR z numerem KSeF faktury, a przy fakturach wystawionych offline i jeszcze niewysłanych do systemu – dwa kody QR.
Dla faktora to ważna zmiana. Zamiast polegać na kopii dokumentu, może sprawdzić, czy faktura rzeczywiście istnieje w KSeF i czy jej dane się zgadzają. Utrudnia to finansowanie faktur fikcyjnych lub zmienionych, ale nie zastępuje oceny odbiorcy i dokumentów dostawy, o których piszemy w tekście o dokumentach do faktoringu.
Korekty i błędy po cesji
Fakturę ustrukturyzowaną poprawia się fakturą korygującą wystawioną w KSeF – nie da się jej po prostu podmienić. Jeśli korygujesz fakturę przekazaną faktorowi, powiadom go od razu, bo korekta zmienia kwotę finansowanej wierzytelności. Umowy faktoringowe zwykle wymagają takiej informacji i przewidują zwrot części zaliczki, gdy wartość faktury spada.
Gdy faktor jest wpisany na fakturę pierwotną jako Podmiot3, warto wpisać go również na fakturę korygującą, żeby otrzymał ją w systemie. Szczegóły księgowe korekty opisujemy w tekście o księgowaniu faktoringu.
Czytaj dalej
Zobacz też
Ulga na złe długi
Czy masz prawo do ulgi na złe długi, gdy faktura trafiła do faktora?
Księgowanie faktoringu
Jak ująć faktoring w księgach: sprzedaż wierzytelności przy faktoringu bez regresu, zaliczka jako…
VAT w faktoringu
Czy usługa faktora jest zwolniona z VAT, czy opodatkowana stawką 23%?
Koszty faktoringu w CIT i PIT
Czy prowizja, odsetki i opłaty faktora są kosztem uzyskania przychodu i kiedy je ująć.
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy faktor może sam pobierać moje faktury z KSeF?
Tylko te, na których jest wskazany jako podmiot trzeci, albo jeśli nadasz mu uprawnienia w systemie. Zakres dostępu do faktur ustal w umowie i nadawaj go świadomie, bo uprawnienia mogą obejmować więcej faktur niż te finansowane.
Czy faktury poza KSeF z małych firm też można sfinansować?
Tak. Do końca 2026 r. podatnik z małą sprzedażą może wystawiać faktury poza KSeF (art. 145m), podobnie jak faktury z kas rejestrujących (art. 145n), a faktor oceni je na dotychczasowych zasadach. Faktor może jednak wymagać dodatkowych dokumentów, bo nie zweryfikuje takiej faktury w systemie.
Czy KSeF zmienia terminy zapłaty?
Nie. Termin zapłaty wynika z umowy z odbiorcą i z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. O jej limitach piszemy w tekście o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.