Krótka odpowiedź
Przy faktoringu bez regresu, gdy ryzyko niewypłacalności odbiorcy naprawdę przechodzi na faktora, należność zwykle zdejmujesz z ksiąg w dniu jej sprzedaży, a różnicę między wartością faktury a kwotą od faktora ujmujesz w kosztach finansowych. Przy faktoringu z regresem należność zostaje w Twoich księgach do zapłaty przez odbiorcę, a zaliczka od faktora jest zobowiązaniem. Szczegóły zależą od umowy i Twojej polityki rachunkowości.
Najpierw umowa, potem zapisy
Faktoring opiera się na przelewie wierzytelności, czyli cesji (art. 509 Kodeksu cywilnego): przenosisz na faktora prawo do zapłaty z faktury. Z punktu widzenia rachunkowości liczy się jednak przede wszystkim nie to, że doszło do cesji, ale czy razem z nią straciłeś kontrolę nad należnością – przede wszystkim czy ryzyko jej niespłacenia przeszło na faktora.
Firmy prowadzące księgi rachunkowe kierują się tu przepisami o instrumentach finansowych. Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 listopada 2024 r. w sprawie instrumentów finansowych stosuje się także do zasad usuwania z ksiąg należności z tytułu dostaw i usług, a jego § 10 wskazuje, kiedy składnik aktywów finansowych wyłącza się z ksiąg. Według § 10 ust. 2 sprzedaż aktywów nie oznacza utraty kontroli m.in. wtedy, gdy jednostka ma prawo i obowiązek odkupić sprzedane aktywa na warunkach podobnych do pożyczki zabezpieczonej tymi aktywami – a tak działa regres.
Dlatego Polski Związek Faktorów w poradniku przygotowanym z EY (opartym jeszcze na poprzednim rozporządzeniu o takiej samej treści w tym zakresie) zaleca, by każdą umowę faktoringu analizować osobno i opisać sposób jej ujęcia w polityce rachunkowości.
Faktoring bez regresu – sprzedaż należności
Jeśli faktor przejmuje ryzyko niewypłacalności odbiorcy, transakcję ujmuje się co do zasady jak sprzedaż wierzytelności. W uproszczeniu:
- Sprzedaż towaru lub usługi Ujmujesz przychód i należność od odbiorcy, tak jak bez faktoringu.
- Sprzedaż wierzytelności faktorowi Należność od odbiorcy wyksięgowujesz, a w jej miejsce pojawia się rozrachunek z faktorem.
- Koszty faktora Prowizję i odsetki z faktur faktora ujmujesz w kosztach finansowych.
- Rozliczenie Wpływy od faktora (zaliczka i dopłata po zapłacie przez odbiorcę) rozliczasz z rozrachunkiem z faktorem.
Ochrona przed niewypłacalnością działa tylko w limicie na odbiorcę i nie obejmuje sporów o fakturę. Jeśli część należności przekracza limit, ryzyko tej części zostaje u Ciebie – dlatego przy faktoringu bez regresu i faktoringu mieszanym część należności może zostać w księgach.
Szukasz faktoringu dla firmy?
Opisz faktury i odbiorców – zapytanie trafi do firm faktoringowych, które finansują takie należności.
Faktoring z regresem – finansowanie pod zastaw faktur
Przy faktoringu z regresem faktor może żądać zwrotu zaliczki, jeśli odbiorca nie zapłaci. Ryzyko zostaje u Ciebie, więc należność od odbiorcy pozostaje w bilansie do dnia jego zapłaty. Zaliczka otrzymana od faktora to zobowiązanie wobec faktora – w poradniku PZF prezentowane jako inne zobowiązanie finansowe.
Gdy odbiorca zapłaci faktorowi, rozliczasz należność od odbiorcy z zobowiązaniem wobec faktora. Gdy nie zapłaci i faktor skorzysta z regresu, zwracasz zaliczkę, a należność od odbiorcy wciąż masz u siebie. Warto wtedy ocenić, czy potrzebny jest odpis aktualizujący jej wartość.
Koszty faktora w księgach
Wynagrodzenie faktora składa się zwykle z prowizji od wartości faktur, odsetek od zaliczki (nazywanych też dyskontem) i opłat dodatkowych, np. za ocenę odbiorcy czy ubezpieczenie należności. W rachunku zysków i strat ujmuje się je najczęściej jako koszty finansowe. Faktury faktora zawierają VAT – jego rozliczenie opisujemy w tekście o VAT w faktoringu.
Moment ujęcia kosztu w księgach nie zawsze pokrywa się z momentem jego zaliczenia do kosztów podatkowych. Zasady podatkowe opisujemy osobno w tekście o kosztach faktoringu w podatku dochodowym. Jeśli chcesz porównać koszt faktoringu z kredytem przed podpisaniem umowy, użyj kalkulatora faktoring czy kredyt.
Mała firma na księdze przychodów i rozchodów nie stosuje zasad bilansowych. Przychód ze sprzedaży ujmuje jak zwykle, a faktury faktora – w wydatkach, według zasad podatku dochodowego.
Czytaj dalej
Zobacz też
VAT w faktoringu
Czy usługa faktora jest zwolniona z VAT, czy opodatkowana stawką 23%?
Koszty faktoringu w CIT i PIT
Czy prowizja, odsetki i opłaty faktora są kosztem uzyskania przychodu i kiedy je ująć.
Split payment a faktoring
Odbiorca płaci w split payment na rachunek faktora?
KSeF a faktoring
Faktoring a KSeF: dane faktora i jego rachunek na e-fakturze, dostęp faktora do faktur, kod QR przy fakturze…
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy faktoring poprawia wskaźniki zadłużenia w bilansie?
Może, ale tylko gdy należność rzeczywiście wychodzi z ksiąg, czyli zwykle przy faktoringu bez regresu. Przy regresie zaliczka jest zobowiązaniem i zadłużenie w bilansie rośnie.
Na którym koncie ujmować prowizję faktora?
Najczęściej w kosztach finansowych. Plan kont i konkretne konta ustala Twoja polityka rachunkowości, więc ostateczną decyzję podejmij z księgowym.
Co, jeśli po cesji wystawisz fakturę korygującą?
Korekta obniżająca kwotę faktury zmniejsza należność, którą przekazałeś faktorowi. Powiadom faktora i rozlicz z nim różnicę zgodnie z umową – zwykle zmniejsza ona finansowanie albo wymaga zwrotu części zaliczki.